Estrarre azioni dal testo

Verbale della riunione del 14 ottobre 2026: avvio del progetto pilota «Assistente AI per l'ufficio clienti». Partecipanti: responsabile dell'ufficio clienti, referente IT, referente privacy, due operatori del servizio di assistenza. Durata: un'ora. La riunione si apre con un riepilogo degli obiettivi: ridurre i tempi di prima risposta alle richieste ricorrenti e liberare tempo degli operatori per i casi complessi. Il pilota durerà otto settimane e riguarderà solo le richieste via email; il canale telefonico resta escluso. Il referente IT illustra lo stato dell'infrastruttura. L'ambiente di test è pronto, ma manca ancora l'integrazione con la casella di posta condivisa. Il referente IT si impegna a completare il collegamento entro venerdì 23 ottobre e a condividere con il gruppo una breve guida di accesso. Si discute poi della base di conoscenza. Le risposte dell'assistente dovranno basarsi solo su documenti approvati. Gli operatori segnalano che le FAQ attuali sono in parte superate, in particolare quelle su resi e tempi di consegna. Si decide che i due operatori rivedranno le FAQ esistenti, indicando per ciascuna se va confermata, aggiornata o eliminata; la revisione va consegnata alla responsabile dell'ufficio clienti entro il 31 ottobre. Il referente privacy ricorda che le email dei clienti contengono dati personali. Prima dell'avvio occorre aggiornare il registro dei trattamenti e verificare l'accordo con il fornitore del modello linguistico. Il referente privacy preparerà una nota con le verifiche necessarie per la prossima riunione. Viene anche concordato che ogni risposta generata sarà rivista da un operatore prima dell'invio: nel pilota l'assistente propone bozze, non risponde in autonomia. Sul fronte della misurazione, la responsabile dell'ufficio clienti propone tre indicatori: tempo medio di prima risposta, percentuale di bozze accettate senza modifiche e numero di richieste inoltrate a un secondo livello. Si concorda di raccogliere i valori di partenza nelle due settimane precedenti l'avvio, così da poter confrontare i risultati. La responsabile si occuperà di predisporre il foglio di raccolta. Restano aperti due punti. Il primo riguarda la lingua: una parte delle richieste arriva in inglese e non è ancora deciso se includerla nel pilota. Il secondo riguarda la formazione degli operatori, che tutti ritengono necessaria ma per la quale non è stata fissata una data. Si decide di affrontare entrambi i punti nella prossima riunione, prevista tra due settimane. In chiusura si ricorda che eventuali problemi durante i test vanno segnalati subito al referente IT tramite il sistema di ticket interno, senza attendere la riunione successiva.